A sensação de que o tempo voa acontece essencialmente quando perdemos o controlo do mesmo. Essa sensação pode ser muito boa e não trazer qualquer prejuízo se estamos num momento de lazer, cuja fruição do momento é tal que não damos pelo tempo passar. Mas se estamos a falar no tempo de trabalho, então, perder a noção do tempo pode trazer consequências mais sérias e que gostaríamos de ter evitado.

São vários os motivos que nos podem levar a distrair e perder o controlo do nosso planeamento diário. A esses motivos chamamos “ladrões de tempo”. Deixo aqui alguns dos mais comuns ladrões de tempo:

Redes Sociais

Nos nossos dias este será talvez o maior dos ladrões do nosso tempo útil. O acesso permanente à internet faz com que estejamos online em todo o lado. Mesmo que os computadores do trabalho tenham bloqueado alguns acessos a páginas de internet, a maioria dos trabalhadores tem dados móveis no telefone pessoal. Esta realidade faz com que dependa da responsabilidade do próprio estar atento ao que se passa nas redes sociais e dispersar do trabalho, ou pelo contrário, conseguir desligar dessa alienação e permanecer focado nas suas tarefas.

As conversas são como as cerejas

A vontade de comentar com os colegas de trabalho assuntos que nada têm a ver com o trabalho é sinal que há confiança no local de trabalho, o que é bom. O problema é que muitas vezes fazemos cerimónia de dizer ao colega que agora não podemos continuar essa conversa. Como sabemos as conversas são como as cerejas, isto é, puxamos uma e vêm logo outras duas ou três atrás. Uma forma de conseguir combater este ladrão de tempo passa por definir períodos de intervalo em que todos param e conversam sobre o que lhes apetece. Estes 15 minutos de pausa podem ser responsáveis por horas de trabalho muito mais produtivas.

Emails desnecessários

É urgente criar regras para a comunicação por email. Temos vários emails num dia que não acrescentam nada ao nosso trabalho. Para evitar isso é muito importante que haja critério nos destinatários de email e nos conteúdos dos mesmos. Será assim tão importante clicar no botão “responder a todos” para escrever “obrigado”? Como este há muitos outros possíveis exemplos.

Reuniões demoradas

Já contabilizou o tempo que passa em reuniões? E desse tempo, quanto teve real impacto no negócio? Devemos perceber bem para que reunião vamos e qual a ordem de trabalhos, de forma a garantir que temos preparado o que queremos dizer e sabermos aquilo que querermos clarificar. Em alguns sítios começa a haver o hábito de fazer reuniões de ponto de situação em que estão todos de pé. Desta forma, procuram garantir que as reuniões não se estendem no tempo. Experimente este método e verifique como melhora o tempo disponível para as coisas realmente importantes.